powrót

Opisane poniżej opcje współpracy sklepu lub sieci sklepów z hurtowniami powstały w 2001 roku, a w późniejszym okresie zostały dokładnie przetestowane od strony technicznej i praktycznej. Niemniej będziemy wdzięczni za wszelkie uwagi pozwalające na dalszy rozwój tej części programu. W razie problemów ze zrozumieniem opisu lub wystąpieniem kłopotów technicznych prosimy o kontakt telefoniczny.


Cenniki otrzymane od dostawców (hurtowni, centrali sieci sklepów) importuje się poprzez opcję w menu:

Cennikami dostawców można posługiwać się dla realizacji wielu celów:

Informowanie o dostępności towarów, nowościach i cenach zakupu.
   W otrzymanej od dostawcy liście towarów obok nazwy, kodu kreskowego
   i proponowanej ceny zakupu znajdujemy dodatkowe pola o charakterze
   informacyjnym. Dostawca może w nich umieścić dowolne słowa kluczowe np.
   "nowość", "promocja", "końcówka", "rabat". Program grupuje towary wg podanych
   haseł ułatwiając poruszanie się po wielotysięcznym asortymencie.

Usprawnienie procesu zamawiania towarów.
   Analogicznie jak dla słów kluczowych w cennikach przekazywane są pola do
   segregacji towarów na grupy towarowe i kategorie. Podziały tego typu ułatwiają
   odbiorcy cennika zorientowanie się w ofercie i przyśpieszają zamawianie. W trakcie
   podawania ilości program na bieżąco liczy wartość składanego zamówienia po cenach
   zakupu.

Nadzór sieci nad uzgodnionymi z dostawcami maksymalnymi cenami zakupu.
   W drodze negocjacji pomiędzy hurtowniami zaopatrującymi a sklepem, ewentualnie
   centralą sieci sklepów dochodzi do ustalenia cen zakupu po których towar ma być
   dostarczany do sklepów. Poprzez cenniki dostawców stosunkowo łatwo można
   wprowadzić maksymalne ceny zakupów do magazynu - zaznaczając jedynie,
   iż podane ceny zakupu są obowiązkowe dla dostawcy. Program posiada opcje
   umożliwiające kontrolę przekraczania wynegocjowanych cen poprzez sporządzenie
   listy przypadków z wyliczeniem kwot, jakie sklep utracił kupując towar po cenie
   wyższej niż wynegocjowana (Raporty -> Do zakupów -> Przekroczenia max. cen
   zakupu).

Sterowanie cenami sprzedaży w sklepach.
   Opcja ma zastosowanie wówczas, gdy centrala sieci przesyła do swoich sklepów listę
   towarów wraz z propozycjami cen ich sprzedaży. Program automatycznie - po kodzie
   kreskowym - porównuje ceny z nadesłanej listy z cenami towarów posiadanych na
   stanie magazynu a w efekcie pokazuje te towary, których ceny są niezgodne. Opcja
   może służyć zarówno do zmiany cen wszystkich towarów ujętych w cenniku
   i jednocześnie rozpoznanych w magazynach (ujednolicenie oferty w sieci) lub tylko
   tych, które dostawca wskazał poprzez zaznaczenie opcji "obowiązek". Dodatkowo
   możliwe jest posługiwanie się okresowymi promocjami poprzez wskazanie zakresu
   dat i odrębnej ceny na ten okres. Program umożliwia wydruk etykiet na półkę
   dla tych towarów, którym zmieniono cenę.



Format cennika - kwestie techniczne w hurtowni

Hurtownia, która chce przekazać swój cennik do sklepu może to uczynić na dwa sposoby.

1. Użycie programu Small Business
Pierwszy sposób polega na zainstalowaniu programu Small Business na jednym z komputerów hurtowni jako pośrednika wysyłającego cenniki do sklepów poprzez Tabele -> Zakup -> Komunikacja z odbiorcami i opcję "F8 - Eksport cennika (dysk/FTP)". Program wysyła cenniki do skrzynek internetowych, na serwer FTP lub dyskietkę.
Przed wysłaniem danych należy najpierw je wstawić do programu z systemu hurtowni. Używamy w tym celu opcji "F9 - Pobierz cennik z pliku" lub opcji "Ctrl-Y - Import z formatu DBF". Jeżeli chcemy skorzystać z pośrednictwa opcji "F9 - Pobierz cennik z pliku" należy wcześniej przygotować plik tekstowy (praca dla informatyka z hurtowni) o formacie określonym w dalszej części omówienia.

2. Samodzielny eksport narzędziami hurtowni
Drugi sposób polega na wygenerowaniu danych bezpośrednio z systemu hurtowni w formie akceptowalnej przez Small Business pracujący w sklepie. Plik musi się nazywać cennik.hrt, a jego format jest ściśle określony (tekstowy) - każdy cennik rozpoczyna się od sekcji [Naglowek], a po nim następują sekcje pozycji [PozXXX].

[Naglowek] NIP=883-10-05-234 Symbol=Mikromet         (symbol kontrahenta) DataDostawy=2003.02.01

Następnie w pliku występują sekcje pozycji [PozX] (X-nr pozycji) przykładowo:

[Poz1] Symbol=5901234534563 Jm=szt. Nazwa=Jogurt o smaku truskawkowym Opis=promocja!!! Kategoria=jogurty Grupa=Bakoma PKWIU=12.43.57 CenaNetto=1.00 CenaBrutto=1.07 CenaNettoSprzed=1.30 CenaBruttoSprzed=1.39 Vat=7% IloscWPaczce=12

[Poz2] Opis=promocja!!! Symbol=5934567890128 CenaNetto=2.00 CenaBrutto=2.22 Vat=22% Jm=szt. Nazwa=Kurczak pieczony PKWIU=43.67.18

[Poz3] Symbol=1234567890128 Opis= Nazwa=masło domowe Jm=kg CenaNetto=3.15 Vat=22%

Pozycje muszą występować po kolei i w każdej z nich należy podać symbol - są to jedyne wymogi, co do zawartości. Pozostałe pola (cena, nazwa, vat, opis, grupa, itd.) nie są wymagane, jeżeli jednak chcemy je umieścić, to należy się trzymać podanego nazewnictwa. Kolejność pól w obrębie sekcji także nie jest istotna jak również to, czy obok pola będzie treść czy też nie (np. "Opis=" w sekcji 3 nie ma treści).
Tak przygotowany plik można wczytać w sklepie w opcji Tabele -> Zakup ->
Komunikacja z dostawcami za pośrednictwem opcji "F7 - Odbierz cennik od dostawcy" lub w hurtowni w opcji Tabele -> Zakup -> Komunikacja z odbiorcami
poprzez opcje "F9 - Pobierz cennik z pliku".
W przypadku przesyłania danych do sklepu plik można dodatkowo spakować programami rar lub cabinet. Program rozpoznaje fakt spakowania pliku i potrafi go rozpakować o ile dostępny jest program rozpakowujący. Biorąc pod uwagę to ostatnie najlepiej jest użyć programu cabinet, który dostępny jest standardowo w systemie Windows podczas, gdy pozostałe są licencjonowane i mogą nie być w posiadaniu sklepu. Pakowanie jest wskazane - około 10-krotnie zmniejsza rozmiary pliku.
Przykładowe pliki spakowany i nie spakowany zamieszczono w załącznikach. Warto także do wysyłania danych użyć programu Small Business, ponieważ istotne są takie szczegóły jak wymiana pliku z cennikiem na skrzynce internetowej (sklepy korzystają z jednej skrzynki i odbiór cennika przez sklep nie powoduje jego usunięcia ze skrzynki) - nowy cennik powinien nadpisać poprzedni.



Wczytanie cennika w sklepie

Jak już wcześniej wspomniano do wczytania cennika w sklepie służy opcja Tabele ->
Zakup -> Komunikacja z dostawcami "F7 - Odbierz cennik od dostawcy". Skonfigurowanie sposobu odbioru cennika nie powinno przysporzyć problemu.
Przy odbieraniu nowego cennika następuje skasowanie poprzedniego. Główną opcją do pracy z cennikiem jest "F6 - Ustal zamówienie". Opcja wstępnie dokonuje porównania pozycji magazynowych z cennikowymi i sporządza listę:

      aktualnie zamówionych towarów;
      towarów, które się różnią cenami zakupów, sprzedaży, nazwami grup lub opisami;
      towarów zidentyfikowanych w magazynach sklepu;
      towarów, których nie ma w magazynach sklepu (nowości);


Ponadto program dzieli asortyment i umożliwia jego przeglądanie pod względem grup towarowych, kategorii lub dodatkowych opisów zamieszczonych przez hurtownie.

W opcjach, które identyfikują i porównują towary z cennika z pozycjami w magazynie możliwe jest wprowadzenie różnic z cennika do magazynu. Działania takie mają na celu wpisanie do magazynu maksymalnych cen zakupu wynegocjowanych z dostawcą, wpisanie cen sprzedaży przekazanych z centrali sieci sklepów, uzgodnienie grup towarowych i dodatkowych opisów nadesłanych od dostawcy cennika. W trakcie przeglądania danych możliwe jest wydrukowanie etykiet na półki z towarami o zmienionych cenach sprzedaży.

Podział cennika na grupy, kategorie lub dodatkowe opisy służy do łatwego wyszukiwania i zamawiania pozycji. W trakcie wpisywania ilości, które chcemy zamówić do sklepu program dokonuje ich zaokrąglenia do ilości sztuk w opakowaniu. Przykładowo wpisanie 53 sztuk w sytuacji, gdy ilość w opakowaniu wynosi 24 powoduje, iż program spyta się, czy zaokrąglić do ilości wynikających z opakowań i w razie wyrażenia zgody poprawi wpisaną ilość na 48 sztuk (zaokrąglenie następuje w dół). Jeżeli wpiszemy jednak 1 sztukę to program zaokrągli ilość do 1 opakowania (w górę do 24 sztuk). Możliwe są również niepełne ilości sztuk w opakowaniu - w praktyce zdarzają się nawet takie przypadki.

Lista zamówionych towarów pozwala na przegląd przygotowanego do tej pory zamówienia i ewentualne dalsze jego poprawienie. Dodatkowo umieszczono funkcje kasowania zamówienia oraz funkcję pobrania danych z opcji "tworzenia zamówień" - części programu służącej do automatycznego ustalania towarów, które należy zamówić wraz z propozycją ilościową w oparciu o rotację asortymentu w ostatnim okresie i aktualnie posiadany zapas.


Wysłanie zamówienia do dostawcy

Przygotowane zamówienie można wysłać do dostawcy za pomocą funkcji "F9 - Wyślij zamówienie do dostawcy". Program zadaje dodatkowe pytanie o sposób zapłaty oraz żądany termin dostawy, a następnie w wybrany przez wysyłającego sposób przesyła dane (na konto internetowe, serwer FTP lub dyskietkę). Dane zapisane są w czytelnym formacie, a dla identyfikacji nadawcy plik zawiera NIP sklepu oraz symbol sklepu w systemie dostawcy (na wypadek, gdyby wiele sklepów z tej samej sieci posiadało ten sam NIP).


Odbiór zamówień w hurtowni

Dane spływające ze sklepów hurtownia może odbierać za pomocą własnych narzędzi lub posłużyć się programem Small Business. W tym drugim przypadku program należy zainstalować w hurtowni i użyć opcji Tabele -> Zakup -> Otrzymane zamówienia. Program odbiera dane identyfikując sklepy po NIP-ie. O ile NIP sklepu jest taki sam jak hurtowni, to program zakłada, że zamówienie złożyła filia firmy, natomiast w przypadku, gdy w bazie jest wielu kontrahentów o tym samym NIP-ie program dodatkowo posługuje się przysłanym w pliku symbolem sklepu.

W funkcjach do obsługi złożonych zamówień można znaleźć:

      automatyczne wystawianie faktur i przesunięć filialnych dla towarów znajdujących         się na stanie (program w tym celu analizuje zapasy w magazynach);
      wydruk zamówień z podziałem na sklepy, które je złożyły;
      automatyczne rozpoznanie towarów w zdefiniowanych cennikach dostawców
        i ustalenie, od kogo najlepiej odebrać towar, aby zrealizować zamówienie;
      wydruk zamówień w celu przefaksowania ich do dostawcy zbiorczo (dostawa do
        centrali, która następnie rozwiezie towar własnym transportem) lub
        z wyszczególnieniem sklepów, które złożyły zamówienie (dostawa z hurtowni
        bezpośrednio do sklepów z pominięciem centrali).


Można także użyć programu Small Business tylko do odbierania zamówień z internetu lub serwera FTP i zapisywania ich na dysku w pliku, który następnie zostanie wchłonięty przez wewnętrzny system pracujący w hurtowni. Small Business odbierając zamówienie kasuje go ze skrzynki lub serwera (nie dotyczy dyskietki).

wersja do druku

Copyright © 2003 by Symplex do góry