Najczęściej spotykane problemy i pytania

  1. Przed rozpoczęciem wprowadzania danych inwentaryzacyjnych należy upewnić się, że do tabeli protokołu różnic zostały pobrane najświeższe dane. Stosunkowo często - z powodu nieuwagi - dochodzi do poprawiania danych ze "starego" protokołu różnic. Aby ocenić datę wypełnienia protokołu możemy wyjść do rejestru protokołów bądź będąc w części towarowej protokołu różnic spojrzeć w górny lewy róg okna gdzie powinien widnieć napis typu: "Inwentaryzacja - protokół różnic - stany z ...".
  2. Jeżeli podczas wprowadzania danych zorientowaliśmy się, że protokół różnic został wypełniony ze złą datą, należy odświeżyć go zmieniając datę na właściwą. Wykonujemy to za pomocą klawisza F10 Odśwież stan wg komputera, aby uniknąć wprowadzania danych od początku.
  3. Jeśli odnajdziemy jakiekolwiek niewprowadzone dokumenty, musimy je niezwłocznie wpisać do systemu i zatwierdzić je. Podobnie postępujemy, gdy sprzedaż z kas fiskalnych nie została odebrana przed pobraniem stanów do protokołu różnic. Następnie odświeżamy protokół przy pomocy klawisza F10 Odśwież stan wg komputera. Tej samej funkcji możemy użyć w przypadku dopisania bezpośrednio do magazynu nowych towarów, które nie zostały pobrane jeszcze do protokołu.
  4. Jeśli zostały wprowadzone zmiany do magazynu po wykonaniu remanentu, a potem okazało się, że coś musimy jeszcze skorygować, nanosimy zmiany w tabeli protokołu i wprowadzamy poprawne dane jeszcze raz opcją F6 Wprowadź zmiany do magazynu. Dopóki protokół nie zostanie skasowany bez przeszkód możemy dokonywać w nim poprawek.
  5. W przypadku źle zrobionej inwentaryzacji istnieje możliwość wykasowania wszystkich zapisów z kartotek towarowych dotyczących konkretnego remanentu. W tym celu bezpośrednio w magazynie wciskamy kombinację klawiszy Ctrl+P i wybieramy opcję Usunięcie w edytowanym magazynie wskazanych danych. W kolejnym oknie podajemy właściwą datę (datę błędnej inwentaryzacji) i wybieramy Typ zapisów do usunięcia -> Inwent.
  6. Podczas wprowadzania danych remanentowych istnieje prawdopodobieństwo, że zapomnimy, na jakim towarze zostało zakończone ręczne liczenie towaru. W takim przypadku kursorem ustawiamy się na polu "Ostatnia modyf. w protokole -> Godz." wciskamy Ctrl+T (sortowanie) i F12 . Program posortuje nam wprowadzone towary według czasu wprowadzania.
    UWAGA!!! (opcja nie dotyczy wprowadzania danych za pomocą inwentaryzatora). Podobnie postępujemy w trakcie szukania niezgodności (wykrycie pomyłki) podczas ręcznego korygowania stanów magazynowych. Przykładowo taka sytuacja ma miejsce, gdy zmienionych pozycji na spisie inwentaryzacyjnym mamy np. 1320 a w protokole różnic 1318. Zagubione dwie pozycje mogą być w dowolnym miejscu na spisie, sortowanie po czasie wprowadzenia daje nam możliwość szybszego dotarcia do właściwej pozycji.
  7. Jeśli podczas remanentu zostanie odnaleziony towar, którego nie ma w protokole różnic możemy go dopisać jako nowy towar używając w tym celu klawisza F3. Natomiast jeżeli towar będący na stanie posiada inny kod kreskowy niż produkt odnaleziony na półce, to nieznany kod dopisujemy jako barkod do istniejącego już w bazie towarowej produktu. Operację wykonujemy bezpośrednio w magazynie, wyszukując właściwy towar, naciskamy klawisz "F6 Barkody" i wprowadzamy go do bazy kodów dodatkowych, po czym powracamy do protokołu różnic i klawiszem F9 -> Ctrl-F3 odświeżamy plik z barkodami.
  8. Jeśli wartości odchyleń inwentaryzacyjnych muszą być odnotowane w części księgowej programu, należy to wykonać poprzez wpis ręczny Ctrl+N bezpośrednio w księdze podatkowej.
  9. Wartości końcowe protokołu różnic są wartościami orientacyjnymi, ponieważ do inwentaryzacji, brane są wartości średnioważone. Jeżeli z protokołu wynika, że stan wg komputera powinien być zwiększony (dostawa), to program wprowadzi żądaną ilość z ceną zakupu widoczną w protokole. Cena ta - jako średnioważona - może nie odpowiadać faktycznej cenie zakupu znalezionych pozycji i dlatego w przypadku stwierdzenia nadwyżki program zadaje pytanie o cenę nabycia takich pozycji. Natomiast w przypadku, gdy stan wg komputera jest większy od stanu rzeczywistego program będzie rozchodowywał pozycje z magazynu po cenach, które wynikają z cen nabycia zdejmowanych dostaw. Może się zdarzyć, że średnioważona cena pozycji w protokole nie jest zgodna z jednostkową ceną rozchodu. Dzieje się tak wówczas, gdy na pozycję składa się wiele dostaw, a my rozchodowujemy tylko jedną z nich. Aby przekonać się, jaka jest faktyczna wartość dokonanej inwentaryzacji należy - po jej zakończeniu - wypełnić tabele w Raporty -> Do magazynu -> "Ruch towarów z podziałem na operacje".
  • Najczęstszą przyczyną różnic są błędy obsługi (zdjęcie ze stanu lub wprowadzenie na stan komputerowy towaru innego niż faktycznie miało to miejsce). Błędy przy sprzedaży redukowane są do minimum poprzez zastosowanie czytników kodów kreskowych (skanerów). Natomiast błędy przy wprowadzaniu faktur zakupu trudne są do usunięcia dlatego, iż ich ujawnienie następuje po długim czasie od wprowadzenia. Najczęstszymi przyczynami błędów są:
    pośpiech pracownika i jego nadmierne obciążenie (właściciele sklepów zbyt małą wagę przywiązują do właściwego wprowadzenia towarów na stan);
  • proste przepisanie pozycji z faktury zakupu i nie skonfrontowanie zapisów z faktycznie otrzymaną dostawą pod względem zgodności kodów i ilości (nie wychwycona niezgodność dostawy ze specyfikacją zamieszczoną na fakturze z winy dostawcy);
  • wydanie przez dostawcę tego samego towaru z wieloma kodami kreskowymi, przy czym na fakturze widnieje tylko jeden kod dla danej pozycji (ten sam towar z kilku źródeł np. cukier z różnych cukrowni).
    Najlepszym sposobem właściwego przyjęcia dostawy jest użycie kolektora danych. Skanowanie faktycznych kodów i ilości przyjętych towarów oraz funkcja utworzenia faktury zakupu w oparciu o dane odczytane z inwentaryzatora pozwalają na pełną weryfikację zgodności dostawy z wystawioną fakturą.
  1. Do redukcji błędów związanych z niewłaściwym wydaniem lub przyjęciem towarów najlepiej użyć dokumentu zamiany towarów. Robimy to np. gdy zamiast piwa EB omyłkowo przyjęto lub sprzedano piwo Żywiec, w wyniku czego jednego jest za dużo, a drugiego za mało.
  2. Należy bardzo uważać na datę inwentaryzacji. Program przyjmuje, iż inwentaryzacja przeprowadzana jest w danej dacie na koniec dnia. Jeżeli więc kilkugodzinną inwentaryzację przeprowadzamy w piątek rano, by po jej zakończeniu kontynuować sprzedaż i zakup, to pobierzmy dane do protokołu z datą czwartkową (stany na koniec czwartku są takie same jak na rozpoczęcie piątku). Tymczasem w wielu firmach zdarza się, iż dane spisane w piątek rano wprowadzamy dopiero w piątek po południu, już po dokonaniu dodatkowych zakupów i sprzedaży, nie zdając sobie sprawy z tego, iż program nie zna faktycznych godzin rozpoczęcia i zakończenia spisu. W takiej sytuacji program przyjmuje, iż podane stany ma uzyskać już z uwzględnieniem zakupu i sprzedaży (sądząc, iż spis wykonany był na koniec, a nie początek dnia). Przykładowo rano mieliśmy faktycznie 3 butelki piwa i taki też stan wykazał komputer podczas pobierania danych do protokołu. Po południu dokupiono jeszcze skrzynkę, lecz wieczorem podczas wprowadzania danych z protokołu do magazynu program uzna, że ma być 3 sztuki i wprowadzoną skrzynkę zdejmie ze stanu. Dzieje się tak, ponieważ program dopuszcza, iż w trakcie inwentaryzacji dochodzi do znalezienia dokumentów nie wprowadzonych do systemu, lecz przede wszystkim przyjmuje, iż stan wpisany do rubryki "stan rzeczywisty" jest faktycznym, prawdziwym stanem, który należy uzyskać, z uwzględnieniem dopisanych w trakcie dokumentów. Nic natomiast nie stoi na przeszkodzie, by wprowadzać do systemu dokumenty z datą późniejszą niż protokół różnic - zmiany stanów wynikające z tych dokumentów nie będą miały wpływy na protokół, z wyjątkiem sytuacji opisanej w kolejnym punkcie.
  3. Może się zdarzyć, iż program będzie komunikował niezrozumiałą na pozór konieczność modyfikacji ilości wprowadzanych protokołem. Przykładowo w czwartek podczas inwentaryzacji stwierdzono stan piwa 8 sztuk, podczas gdy komputer wykazywał 20 sztuk. W piątek po południu podczas wprowadzania danych z czwartkowego protokołu do magazynu program żąda jednak wpisania 20 sztuk - nie zgadzając się na podawane 8. Dlaczego? Okazuje się, iż w piątek ktoś sprzedał 20 piw, pomimo tego, iż w czwartek podczas spisu było tylko 8. Mamy tu sytuację wychwycenia przez program błędu użytkownika, której z jednej strony żąda, by w czwartek ustalić stan na 8 sztuk, a już następnego dnia wymaga przy sprzedaży stanu dużo większego (w tym przykładzie nie dokupiliśmy dodatkowej skrzynki w piątek).
  4. Zarówno w "liście wg towarów" jak i w "liście wg dostaw" istnieje możliwość pobrania towarów ze stanami ujemnymi. Z logicznego punktu widzenia ujemne stany ilościowe towarów to herezja. Nie należy więc drukować na potrzeby Urzędu Skarbowego listy z włączonym pokazywaniem stanów ujemnych. Dokładnie rzecz biorąc, to należy ją drukować z pokazywaniem stanów ujemnych z tym, że stanów takich nie należy posiadać. Sporządzenie jej ma jednak sens w przypadku próby wstępnego oszacowania ilości i wartości stanów ujemnych - dla własnej wiedzy. Na taką okoliczność program drukuje wartościowo stany ujemne wg ostatnich cen zakupu towarów, które aktualnie są w stanie ujemnym. Może to doprowadzić do stwierdzenia, iż program błędnie pokazuje stan w magazynie. Nic bardziej mylnego. Wartość towarów w stanie ujemnym w magazynie pokazywana jest jako zero, gdyż program nie zna faktycznych cen, po jakich użytkownik uzupełni brakujące towaru. Zakładanie, iż będą to ostatnio użyte ceny zakupu jest bardzo niebezpieczne, gdyż dla Urzędu Skarbowego ma to charakter nieuzasadnionego generowania kosztów. Dlatego normalnie koszt nabycia towarów w ujemnym stanie ilościowym jest zerowy, a jedynie na potrzeby szacunków podczas inwentaryzacji wartość ta jest sztucznie ustalana poprzez wprowadzenie cen zarejestrowanych podczas ostatnich zakupu.
  5. Przeważnie zdarza się, iż inwentaryzacja końcoworoczna przeprowadzana jest innego dnia niż 31 grudnia (np. 1, 2 lub 3 stycznia). Pamiętajmy wówczas, iż dane zostaną naniesione do magazynu wg daty, jakiej użyjemy do wypełnienia protokołu. Jeżeli pobierzemy dane z datą 3 stycznia, to z taką datą należy wypełnić również tabelę "Inwentaryzacja wg Towarów lub Dostaw" - w przeciwnym razie program pokaże dane sprzed dokonanej inwentaryzacji. Nie należy prowadzić sprzedaży w trakcie dokonywania spisu, gdyż osoby spisujące mogą omyłkowo spisać ilości towarów już z uwzględnieniem dokonanej sprzedaży. Nie ma natomiast przeszkód w późniejszym przepisaniu danych z arkuszy lub inwentaryzatora do protokołu.

O ile do rozpoznawania towarów stosujemy kody kreskowe, to warto się zastanowić nad kupnem specjalnych urządzeń do inwentaryzacji tzw. kolektorów danych, ponieważ standardowo przeprowadzona inwentaryzacja ręczna obarczona jest błędami związanymi z koniecznością przepisywania danych z arkuszy do komputera.

Jeżeli komisja przed przystąpieniem do spisu wstępnie otrzyma wydruk asortymentu w celu zaznaczenia ilości znalezionych towarów, to wystąpi duży problem z wyszukiwaniem poszczególnych pozycji na tym wydruku. Przewracanie wielostronicowego wydruku, aby długopisem wpisać stan ilościowy jest kłopotliwe. Zyskujemy natomiast podczas wprowadzania do komputera i - o ile nie zmienimy kolejności towarów w protokole różnic - mamy tu jedynie do czynienia z prostym przepisaniem liczb pomiędzy pozycjami na wydruku i w protokole. Reasumując, w tym trybie postępowania trudno uniknąć błędów przy wyszukiwaniu pozycji w arkuszu (może być kilka towarów o zbliżonych nazwach) oraz przy przepisywaniu liczb do komputera (najczęściej są to czeskie błędy).

W przypadku, gdy komisja odnalezione pozycje będzie wpisywać w całości długopisem na czystych kartkach (nie dostaną wydruku z listą towarów), to dodatkowo dochodzi nam błąd związany z użyciem niewłaściwej nazwy towaru (innej niż w komputerze) i niewyraźnego charakteru pisma. Nadal wystąpi problem z wyszukiwaniem z tym, że teraz będzie go czynić osoba przepisująca dane do komputera, nie unikniemy także błędów złego przepisania cyfr (stanu ilościowego).

Kolektory danych sprowadzają czynność sporządzenia spisu z natury do prostego skanowania kodów towarów i wielokrotnie przyśpieszają czas trwania całej inwentaryzacji. Proces wyszukiwania i przekazywania ilości do komputera przeprowadzają urządzenia i program. Ilość błędów jest minimalizowana i w zasadzie jedynym problemem jest możliwość wielokrotnego zeskanowania tych samych pozycji oraz dopisanie nowych pozycji, których nie ma w programie (przy ręcznym spisie także mamy z nimi do czynienia). Dodatkowo kolektorów można użyć przy wprowadzaniu faktur zakupu, więc naprawdę warto się zastanowić, czy czasem ich nie kupić. Pragniemy także zwrócić uwagę, iż część firm zajmujących się komputerami zajmuje się także wypożyczaniem inwentaryzatorów.