Rozliczenie prasy w Small Business

Od wersji 5.1.xxxx. 5052 program umożliwia automatyczne rozliczanie prasy zgodnie z nadesłaną przez dostawcę prasy (Kolporter) fakturą. Opcja dedykowana jest dla kontrahentów wprowadzających dostawy (PZ) oraz faktury elektronicznie. Jest to spowodowane tym, że na dokumencie dostawy nadsyłanym przez Kolportera umieszczone są niezbędne do działania automatu informacje, takie jak: nr wydania konkretnego pisma oraz data dostawy. Informacje te można również wprowadzić ręcznie na dokumentach PZ oraz fakturze, lecz jest to dosyć uciążliwe. Automat działa na zasadzie wyszukiwania dokumentów z dat dostaw wskazanych przy każdej pozycji na nadesłanej fakturze i porównywania towarów z tym samym nr wydania. Jednocześnie pozawala na elastyczne korygowanie ilości i pobieranie wybiórcze towarów. Dodatkowo aplikacja przegląda wszystkie dokumenty dostaw z zakresu dat pomiędzy wskazanymi w fakturze PZ-tami a samą fakturą w poszukiwaniu zwrotów prasy. Dzięki tak zebranym informacjom program potrafi „zafakturować” (przenieść z PZ oczekujących do PZ zafakturowanych) poszczególne pozycje zgodne z nadesłaną fakturą.

Przygotowanie programu

Aby można było korzystać z automatu do rozliczania prasy trzeba odpowiednio dostosować program: w tabeli Tabele->Kontrahenci firmom zajmującym się dostarczaniem prasy należy w rubryce Opcje zaznaczyć, że jest to dostawca prasy. UWAGA: w związku z tym, że opcja ta przepisywana jest na dokumenty zakupu nie będzie ona zapisana na starych dokumentach. Z tego powodu automat NIE będzie uwzględniał dokumentów sprzed zaznaczenia tej opcji.


Rys.1. Oznaczenie kontrahenta jako dostawcy prasy.

Do importu faktur zakupu oraz dokumentów dostaw należy używać opcji importu dokumentów dostępnej od wersji 5.1.xxxx.5052. Dopiero od tej wersji programu dostępny jest import dostaw i zwrotów z jednego dokumentu XML (Rys.2.).


Rys.2. Import dostaw i zwrotów.

Różni się on m.in. tym, że wraz z pozycjami importuje z pliku dodatkowe dane niezbędne do działania automatu (Rys.3.).


Rys.3. Import dodatkowych pól.

 

Automatyczne rozliczanie prasy

Automat do rozliczania prasy znajduje się w menu Tabele->Zakup. Po ustawieniu kursora na odpowiedniej fakturze nadesłanej przez dostawcę prasy należy wywołać automat kombinacją klawiszy Ctrl-F9. Po uruchomieniu opcji pokaże się nam okno (Rys.4.).


Rys.4. Automat do rozliczania prasy (widok ogólny).

Automat porównuje pozycje z faktury z dokumentami dostaw (PZ) wskazanymi przez nie do rozliczenia (wskazanie poprzez datę dostawy prasy) oraz wszystkie zwroty dotyczące tego nr wydania. Jednocześnie przeglądane są PZ zafakturowane, aby pokazać ile pozycji zostało już zafakturowanych. Dzięki tej opcji operację można wykonywać wielokrotnie bez ryzyka, że kilka razy przeniesiemy do zafakturowanych te same pozycje. Program stara się wyręczyć użytkownika i zaznacza do fakturowania tylko pozycje całkowicie zgodne. Oznaczenia stosowane przez program do pokazania zgodności poszczególnych pozycji:

  • Pozycje zgodne w 100% automatycznie zaznacza „ptaszkiem”. Można je poznać po zaznaczeniu lub braku liczby w rubryce różnica.

  • Pozycje znajdujące się na dokumentach dostaw, a nie znajdujące się na sprawdzanej fakturze wyrysowywane są w kolorze zielonym (być może zostaną rozliczone na kolejnej fakturze).

  • Pozycje znajdujące się na sprawdzanej fakturze, a nie znajdujące się na dokumentach dostaw wyrysowywane są w kolorze fioletowym (to już może być efekt jakiegoś błędu. Na fakturze rozliczany jest towar, który nie był do nas dostarczany na dokumentach dostaw. Może być kilka przyczyn takiej sytuacji np. dostawa towaru wraz z fakturą, błędne wskazanie nr wydania na dokumentach dostaw bądź fakturze).

  • Rubryka różnica z ilością mniejszą od zera to informacja że na dokumentach dostaw jest więcej towaru niż na fakturze (może to oznaczać, że np. nie zostały wpisane zwroty danej pozycji )

  • Rubryka różnica z ilością większą od zera to informacja że na fakturze jest więcej towaru niż na dokumentach dostaw i zwrotów.

W celu ułatwienia pracy program został wyposażony w wyszukiwarkę pozycji (klawisz F2) oraz umożliwia sortowanie zapisów po:

  • dacie dostawy (F3),

  • ilości na fakturze (F4),

  • ilości różnicy (F5).

Aby wyświetlić nazwę towaru należy powiększyć okno automatu "chwytając" myszką za wykreskowany trójkącik dostępny w prawym dolnym rogu okna. Dodatkowo można ograniczyć ilość wyświetlanych w liście pozycji za pomocą klawiszy od F6-F11 zgodnie z opisem.

Rozliczenie pozycji niezgodnych możemy rozwiązać na trzy sposoby:

  1. Pozostawić pozycje tak jak są do rozliczenia na kolejnym dokumencie.
  2. Pobrać pozycje wybiórczo.
  3. Zmienić ilości na dokumentach dostaw.

Aby wykonać operacje z punktów 2 i 3 należy na konkretnej pozycji wcisnąć klawisz ENTER. Pojawia się dodatkowe okienko w którym u góry widoczne są pozycje z faktury, a na dole pozycje z dokumentów dostaw i zwrotów. W nazwie okienka, dla ułatwienia, umieszczone są: fragment nazwy towaru oraz jego symbol (Rys.5.).


Rys.5. Edycja ilości na dokumentach.

Aby pobrać pozycje wybiórczo wystarczy wcisnąć klawisz ENTER na konkretnej pozycji i wpisać odpowiednią ilość. Ta zmiana ilości NIE zostanie odnotowana na oryginalnych dokumentach dostaw. Program zmieni tylko ilość w rubryce „Uwzględnione”. Ważne aby sumy ilości w rubryce „Uwzględnione” na fakturze oraz dokumentach dostaw były identyczne. Aby zmienić ilości bezpośrednio na dokumentach należy wykorzystać klawisze F3 (do edycji dostaw) oraz F4 (do edycji zwrotów). Po zmianie ilości na dokumentach oryginalnych program automatycznie zmieni również zawartość rubryki „Uwzględnione”. Po wyedytowaniu ilości warto sprawdzić czy wartości w cenach zakupu i sprzedaży są zgodne na fakturze i dostawach (zwrotach). Po opuszczeniu tego okna program sprawdza czy ilości z faktury oraz dostaw(zwrotów) się zgadzają. Jeśli tak, Small Business automatycznie zaznacza taką pozycję natomiast jeśli są niezgodne nie włącza zaznaczenia. Jeśli mimo wszystko chcemy zaznaczyć taką pozycję (chcemy ją zrealizować częściowo) musimy taką pozycję zaznaczyć za pomocą klawisza INSERT. Gdy poradzimy sobie już ze wszystkimi pozycjami zamykamy okno klawiszem „F12 Rozlicz fakturę”. Program automatycznie przenosi z dostaw oczekujących do zafakturowanych pozycje zaznaczone. Na każdym z zafakturowanych dokumentów umieszcza w uwagach numer faktury na której znajdują się pozycje z tego dokumentu. UWAGA: Program nie analizuje płatności dotyczących dokumentów dostaw. Przyjmuje się, że forma płatności powinna zostać przyjęta jak na przyjętym z Kolportera pliku. Dokumenty PZ zafakturowane przyjmują formę płatności przedpłata, której nie wolno zmieniać. Jeśli były jakieś regulacje dotyczące dokumentów dostaw należałoby je powiązać z nowo wczytaną fakturą.